BKA-Mieter

Leitfaden – Abrechnung als Eigentümer in der WEG mit einem Mieter

Wie rechne ich als Eigentümer in der WEG mit meinem Mieter ab ?

Vorwort:

Die Abrechnung für Sie als Wohnungseigentümer mit Ihrem Mieter ist grundsätzlich einmal so individuell wie das Leben selbst. So werden Sie ziemlich schnell darauf stoßen, dass sich hier des Öfteren die Gesetze und Vorschriften etwas beißen.
Sie werden in der Abrechnung Ihres WEG-Verwalters meist den Umlageschlüssel der Miteigentumsanteile finden, der Hauptumlageschlüssel zur Abrechnung mit dem Mieter ist aber hauptsächlich die Wohnfläche (m²). Dies soll uns vorerst aber nicht weiter stören, da in der WEG die Abrechnung des Verwalters Ihre Beleggrundlage für die Abrechnung des Mieters ist.

Dieser Leitfaden soll Ihnen den Weg aufzeigen, wie Sie zu einer Abrechnung kommen, welche Zwischenwege Sie letztendlich einlegen bleibt Ihnen überlassen. Wir gehen hier den Weg einer Mieterabrechnung, welcher die Verwalterabrechnung als Kopie sowie ein Heiz- bzw. Wasserkostenabrechnungsblatt beigefügt wird.

Was benötigen Sie ?

•die von der Eigentümerversammlung beschlossene Jahresabrechnung Ihres WEG-Verwalters inkl. Heizkostenabrechnung (sofern vorhanden).
• Angaben aus dem Mietvertrag bzgl. der umlagefähigen Betriebskosten.
•Betrag der bezahlten Grundsteuer im Abrechnungszeitraum.
•Vorrauszahlung auf die Nebenkosten des Mieters im Abrechnungszeitraum

1. Abrechnungsblatt erstellen:

Zuerst einmal sollten Sie sich eine Abrechnungsvorlage (Abbildung) erstellen. hierzu eignet sich ein Tabellenkalkulationsprogramm wie z.B. Microsoft Excel. Alternativ genügt auch ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word (zur Not auch WordPad, Notepad, was in jedem Betriebssystem enthalten ist) und ein Taschenrechner.

Sollten Sie MS Excel benutzen geben Sie entsprechende Rechenformeln zur Vereinfachung ein.
Hinweis: Wollen Sie die Verwalterabrechnung nicht in Kopie beilegen (nicht zu empfehlen, aber hierzu später mehr), müssen Sie in dieser Tabelle auch die Verteilerschlüssel mit Gesamt- und Einzelsummen anlegen (zB. Quadratmeter – Gesamt 485m² – Kosten € 1500,00 – Ihre Einheit 85m² – Kosten € 262,89) damit der Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann.
Hier noch eine Abbildung wie die aussehen sollte:

Es ist aber empfehlenswert die Verwalterabrechnung in Kopie beizulegen, da sie zum Einen Beleggrundlage ist und zum Anderen befinden sich auf der Verwalterabrechnung auch die nichtumlagefähigen Kosten wie Verwaltergebühren, Rücklagen, Bankgebühren. Ihr Mieter sollte ruhig sehen, dass an Ihnen als Eigentümer mehr Kosten haften bleiben, als Sie auf Ihren Mieter umlegen können.

2. Ermitteln der umlagefähigen Kosten:

Als nächstes müssen Sie prüfen, welche Betriebskosten Sie überhaupt auf den Mieter umlegen dürfen. Hierzu schauen Sie bitte im Mietvertrag unter dem Paragraphen zur Regelung der Betriebskosten nach. Sollte hier auf die II BV. §27 Anlage 3 oder auf die seit 2004 eingeführte Betriebskostenverordnung verwiesen sein, finden Sie entsprechende weitere Informationen, hier auf unserer Homepage unter „Wissenswertes über…“.
Übertragen Sie jetzt alle Abrechnungsposten aus der Verwalterabrechnung, welche nach Ihrem Mietvertrag umlagefähig sind, in das von Ihnen erstellte Abrechnungsblatt mit den jeweiligen Summen. Sollten Sie im Abrechnungszeitraum einen Mieterwechsel gehabt haben, müssen Sie die Kosten natürlich entsprechend auf die Mieter verteilen.
Dies ist im Bereich der verbrauchsabhängigen Kosten nicht sehr schwer, da hier meistens Belege einer Ablesung (Heiz- oder Wasserkostenabrechnung, etc.) für die einzelnen Mieter vorliegen. Die nicht verbrauchsabhängigen Kosten können Sie über den Abrechnungsschlüssel Personenmonate oder Personentage umrechnen.
Wichtig ist hier, einen möglichst gerechten Verteilungsschlüssel zu wählen.
Bitte vergessen Sie nicht, das weitere Kosten zu erfassen sind, welche nicht auf der Verwalterabrechnung zu sehen sind (insbesondere Grundsteuer) und dennoch auf den Mieter umlagefähig sind (sofern mietvertraglich vereinbart).

3. Errechnen der Kosten und Gegenstellen der Vorrauszahlungen:

Da Sie nun alle Kosten in Ihrem Abrechnungsblatt eingegeben haben, errechnen Sie jetzt die Jahreskosten.

Haben Sie Ihr Abrechnungsblatt mit MS Excel erstellt können Sie über den Summen-Button die Summe automatisch errechnen lassen.

Als nächstes müssen die Gesamtvorrauszahlungen des Mieters im Abrechnungszeitraum errechnet werden (z.B. auf Kontoauszüge). Wichtig ist das Sie hier die tatsächlich gezahlten Beträge verwenden müssen. Die Pauschale aus dem Mietvertrag mit 12 zu multiplizieren führt nicht immer zum richtigen Ergebnis, da Mieter unter Umständen einzelne Sonderzahlungen bzw. von sich aus erhöhte Vorrauszahlungen leisten.

Jetzt stellen Sie wie in der Abrechnung oben zu sehen, die Vorrauszahlungen den Kosten entgegen (Differenz) und erhalten ein Guthaben bzw. eine Nachzahlung.

Die Abrechnung für Ihren Mieter ist somit fertig. Sie müssen dem Ganzen jetzt nur, sofern vorhanden, die Kopie der Abrechnung des Verwalters bzw. die Heizkosten-Einzelabrechnung beilegen und mit einem Anschreiben Ihrem Mieter überreichen.

Im zugehörigen Anschreiben sollten Sie eine Frist zur Zahlung von Nachzahlungen bzw. den Auszahlungstermin von Guthaben benennen Bitte beachten Sie auch, dass Ihrem Mieter nach dem Gesetzgeber eine Frist zur Prüfung der Abrechnung zusteht.
Ebenso sollten Sie prüfen ob die Vorrauszahlungspauschale noch aktuell ist oder ggF. erhöht oder gesenkt werden sollte. Hierzu teilen Sie die Jahreskosten durch zwölf, der errechnete Betrag sollte nicht merklich von den monatlichen Vorauszahlungen abweichen sonst sollten Sie diese anpassen.
Vorrauszahlungen entsprechen nicht einer Mieterhöhung. Der Mieter ist somit nicht zustimmungspflichtig.

Schlusswort:

Dies soll ein Leitfaden sein, der Ihnen eine Richtung weißt. Wir übernehmen keine Gewähr und Haftung für Inhalt, Richtigkeit bzw. Vollständigkeit.
© Patric Vogt, Nachdruck verboten.

 

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